Tu chatbot al día

Imagina que un cliente pregunta algo importante y tu chatbot le da información antigua, una promoción vencida o un teléfono incorrecto. ¡Esto puede marcar la diferencia entre ganar o perder una oportunidad! Tu chatbot es una extensión de tu empresa: mantenerlo al día es fundamental para brindar siempre respuestas útiles, precisas y generar confianza.

Siempre que tu empresa cambia, tu chatbot también debe cambiar contigo. Si agregas un nuevo producto, actualizas los precios, cambias tus datos de contacto o lanzas una nueva promoción, asegúrate de que el chatbot lo sepa. Así evitas confusiones y tus clientes se sienten bien atendidos.

No dejes que la información desactualizada afecte la experiencia de tus usuarios, lo mejor es prevenir.

¿Cuándo debo actualizar la información?

Aquí tienes algunos ejemplos claros de cuándo deberías actualizarlo:

• Agregaste o eliminaste productos o servicios.
• Lanzaste nuevas promociones o terminaste otras.
• Cambiaron tus horarios, dirección, teléfonos o correos.
• Actualizaste precios o condiciones de venta.
• Cualquier información importante en tu sitio web cambió.
• Modificaste procesos que afectan a tus clientes.

¿Cómo actualizo la base de conocimientos?

El proceso es sencillo y depende de los recursos que utilices para alimentar la base de conocimientos de tu chatbot:

1. Si has actualizado tu sitio web con nueva información o modificado su contenido, debes ejecutar el crawler para que el chatbot lea la nueva información directamente desde tu página. Puedes hacerlo en cuanto realices el cambio o, si no es urgente, programarlo para más tarde. ¡Así de fácil!
2. Si usas archivos extra (por ejemplo, manuales, catálogos en PDF, etc.) solo necesitas eliminar la versión anterior y subir la nueva. En este caso, el crawler no es necesario, ya que solo impacta la información del sitio web.
3. Si necesitas que el chatbot se comporte de manera diferente o responda mejor, es momento de revisar y actualizar su instrucción personalizada (las reglas que le indican cómo debe contestar y actuar). A veces el problema no es que le falte información, sino que necesita una mejor guía sobre cómo usarla o cómo comportarse ante ciertos escenarios.

¿Qué hago si el chatbot no responde bien?

No te preocupes, estos son pasos sencillos que puedes seguir:

• ¿Falta información?
  Añade la información faltante a tu web o súbela como archivo extra.
• El chatbot tiene la información, ¿pero requieres más precisión? Ajusta la instrucción personalizada. Puedes explicarle cómo deseas que actúe en situaciones específicas o cómo tratar datos delicados.
• ¿Recibió una pregunta inesperada?
  Si crees que puede ser recurrente o es crítica, agrega una instrucción o información para ese caso. Si prefieres que ciertos temas sean atendidos por otro canal, índicale al chatbot de manera precisa cómo responder para orientar correctamente al cliente.

Actualización

Cada vez que guardas cambios en la instrucción, estos aplicarán en la siguiente interacción que alguien tenga con tu chatbot.

¡No temas experimentar! Prueba diferentes instrucciones y observa cómo responde tu chatbot. Así descubrirás la forma más clara y efectiva para que atienda a tus clientes y resuelva sus dudas tanto en conocimientos como en comportamiento.